Caso de uso
Validar órdenes de compra sin revisarlas una por una
«Las órdenes llegan por correo con el código del cliente, que no es el nuestro. Alguien las traduce, las revisa contra el sistema y las escribe otra vez. Cuando se equivoca, lo descubrimos en la factura.»
Quién llega con esto: Gerente o dueño de una empresa industrial o de distribución, donde el área de compras revisa a mano lo que el sistema ya podría comprobar.
Qué se hace
- 01Se levanta de dónde llega cada orden y contra qué datos hay que comprobarla.
- 02Se arma la tabla de equivalencias entre los códigos del cliente y los tuyos, y se deja mantenible.
- 03Se automatiza la lectura de la orden y la comprobación contra el sistema.
- 04Lo que calza entra solo; lo que no calza queda en una bandeja para que una persona decida.
- 05Cada orden procesada queda registrada con su origen y su resultado.
Lo que te llevas
- Las órdenes que calzan, cargadas sin que nadie las escriba de nuevo.
- Una bandeja con las excepciones, que es donde tu equipo aporta criterio.
- La tabla de equivalencias, que deja de vivir en la cabeza de una persona.
- El registro de cada orden, con fecha y origen, para cuando haya que explicar una diferencia.
El servicio detrás
Tus sistemas ya tienen los datos. Falta que se hablen
Preguntas frecuentes
- ¿Y si el cliente cambia el formato del archivo?
- La lectura se ajusta sin rehacer el flujo, y mientras tanto esas órdenes caen en la bandeja de excepciones en vez de perderse.
- ¿Hay que tocar el ERP?
- Se usa la interfaz que el ERP ya expone. No escribimos directo en su base de datos: eso rompe el soporte del proveedor y deja el sistema sin garantía.
- ¿Quién revisa lo que no calza?
- La misma persona que hoy revisa todo, pero solo las excepciones. El criterio sigue siendo humano; lo que se va es la parte repetitiva.
¿Te suena parecido a lo tuyo?
Cuéntanos cómo se hace hoy en tu empresa. En 20 minutos te decimos si vale la pena automatizarlo, y si no vale la pena, también te lo decimos.